تحریر دفاتر قانونی
کلیه شرکت و سازمانهای دارای فعالیت اقتصادی ملزم به ثبت اطلاعات مالی خود در دفاتر قانونی هستند. این اطلاعات باید به صورت دقیق وارد دفاتر قانونی شده و سازمان امور مالیاتی نیز اقدامات خود را بر اساس این اطلاعات انجام میدهد. تحریر دفاتر قانونی و ثبت آن نیازمند رعایت برخی نکات ریز و اساسی است. برای اینکه بدانید ثبت این دفاتر به چه مراحلی نیاز داشته و نکات مربوط به آن کدام است تا انتهای مطلب همراه ما باشید.
چرا تحریر دفاتر قانونی اهمیت دارد؟
قانون تجارت در ایران تمامی صاحبان بنگاههای اقتصادی و کسب و کارها را ملزم به ثبت رویدادهای مالی در اسناد حسابداری کرده است. این اسناد باید به تأیید مدیریت بنگاه اقتصادی رسیده و در یک مکان مناسب مانند دفاتر حسابداری ثبت و نگهداری شود. دفاتر حسابداری اغلب به صورت پلمپ شده بوده و کلیه موارد مندرج در آن از نظر دقت در صحت و درستی اهمیت بالایی دارند. به طوری که هرگونه خطا یا اشتباه در زمان ثبت میتواند باعث رد شدن این دفاتر در زمان پذیرش از سوی سازمان امور مالیاتی شود.
شرکتها باید دفاتر قانونی خود را از طریق سامانه ثبت شرکتها دریافت کرده و در طول سال به تحریر آن بپردازند. حتی شرکت یا کسب و کاری که فعالیتی ندارد نیز باید دفاتر قانونی پلمپ شده را پس از دریافت به صورت خام یا سفید به حوزه مالیاتی تحویل دهد. بنابراین تحریر دفاتر از تکالیف حسابداران و همچنین مودیان مالیاتی محسوب شده و در آن تراکنشها و معاملات تجاری خود را ثبت میکنند.
دفتر قانونی حسابداری کدامند؟
منظور از دفاتر قانونی در حسابداری شامل دفاتر روزنامه و کل است که از اطلاعات آن برای تهیه اظهارنامه عملکرد نیز استفاده میشود. ثبت اطلاعات تجاری در این دفاتر در طول یک سال مالیاتی انجام شده و نحوه ثبت رویدادها در این دفاتر با یکدیگر متفاوت خواهد بود. همچنین هر کدام از دفاتر قانونی برای اهداف متفاوتی تهیه شده و تحریر دفاتر قانونی الزامی است.
دفتر روزنامه
طبق ماده ۶ از قانون تجارت دفاتر قانونی یا دفاتر مربوط به حسابداری شامل دو دفتر روزنامه و دفتر کل است. منظور از دفتر روزنامه دفتری است که هر شرکت یا کسب و کاری باید کلیه مطالبات و داد و ستدهای تجاری و معاملاتی را از قبیل خرید و فروش و غیره به طور کلی در این دفتر ثبت کند. همانطور که از نام این دفتر پیداست، تمامی رویدادهای مالی در این دفتر توسط شرکت مورد نظر به صورت روزانه ثبت میشود.
دفتر روزنامه به دو دسته عمومی و اختصاصی تقسیم شده و در دفاتر اختصاصی به ثبت نوع خاصی از عملیات مالی پرداخته خواهد شد. دفاتر روزنامه شامل ستونهایی از قبیل ردیف، تاریخ، شماره دفتر کل، شرح بدهکار و بستانکار است که در شرکتها و مؤسسات کوچک و بزرگ مورد استفاده قرار میگیرد. کلیه شرکتها و بنگاهها باید رویدادهای مالی را به ترتیب تاریخ در این دفتر به صورت صحیح ثبت کنند.
دفتر کل
منظور از دفتر کل در حسابداری دفتری است که ثبتهای قانونی دفتر روزنامه به این دفتر منتقل شده و محتویات آن میتواند برای حسابرسی داخلی مورد استفاده قرار بگیرد. با توجه به اینکه امکان مشخص کردن مانده نهایی هر حساب در دفتر روزنامه وجود ندارد، بنابراین دفتر قانونی کل میتواند با اختصاص دادن یک یا چند صفحه برای هر حساب، عملیات مورد نظر را ثبت و آن را ماندهگیری کند. طبق قانون تجارت کلیه تاجران باید حداقل هفتهای یک مرتبه دادههای دفتر روزنامه را استخراج و آن را در صفحه مخصوص در دفتر کل ثبت کنند.
دفتر دارایی
دفتر دارایی نیز یکی از دفاتر تجاری محسوب میشود که در آن کلیه اطلاعات استخراج شده از دفتر کل ثبت شده و شامل داراییهای منقول، غیرمنقول، مطالبات، دیون و وجه نقد است. ثبت در این دفتر نیز از جمله موارد تحریر دفاتر قانونی محسوب میشود. این دفتر به ثبت و امضای تاجر نیاز داشته و در آن صورت جامعی از داراییهای تاجر ثبت میشود. امروزه استفاده از ترازنامه رواج یافته و دیگر نیازی به تهیه دفتر دارایی و نوشتن اموال درون این دفتر نیست.
دفتر کپیه
طبق ماده ۱۰ در قانون تجارت، این دفتر شامل کلیه مراسلات، مخابرات و صورتحسابهای صادره توسط تاجر بوده و به ترتیب تاریخ در این دفتر به ثبت رسیده است. همچنین تاجر موظف است کلیه سندهای مربوط به مراسلات، مخابرات و صورت حسابهای وارده را در لفاف مخصوص به ترتیب تاریخ ورود نگهداری و ثبت کند. البته دفتر کپیه همانند دفتر روزنامه و کل و دفتر دارایی اهمیت چندانی ندارد. بنابراین برای تهیه و تنظیم آن ضوابط سادهای وجود داشته و قانونگذار مقررات خاصی را برای آن در نظر نگرفته است. استفاده از نرمافزارهای حسابداری باعث شده نیاز به این دفاتر از بین برود.
دفتر ثبت تجاری
منظور از دفتر ثبت تجاری دفتری است که کلیه تجار فعال در زمینههای مختلف باید با مراجعه به ثبت شرکتها، نام و اطلاعات خود را در آن ثبت کنند. بنابراین نیاز است که متقاضی پس از مراجعه به مرجعی مانند ثبت شرکتها یا سامانه جامع ثبت شرکتها، اظهارنامه مربوطه را تکمیل کرده و برای ثبت نام در این دفتر اقدام کند.
مراحل تحریر دفاتر قانونی
نحوه ثبت وقایع در دفاتر قانونی چندان پیچیده و سخت نیست. اما اهمیت ثبت آن مطابقت با آییننامه و دقت و تمرکز زیاد باعث شده تا به زمان زیادی نیاز داشته باشد.
آموزش تحریر دفاتر قانونی روزنامه
برای اینکه نحوه تحریر دفاتر قانونی را بدانید، ابتدا باید ستونهای این دفتر را بشناسید. هر صفحه از دفتر روزنامه شامل ستونهایی از قبیل شماره و ردیف است که در آن شماره سند حسابداری مربوط به رویداد مالی مورد نظر درج میشود. در ستون تاریخ نیز باید سال، روز و ماه مربوط به رویداد مالی نوشته شود. در ستون شماره دفتر کل باید شماره صفحهای از دفتر کل که قرار است اطلاعات سند مربوطه به آن منتقل شود ثبت گردد. در ستون شرح نیز در سطر اول در قسمت حساب بدهکار و در سطر دوم حساب بستانکار و در سطر سوم توضیح مختصری نسبت به رویداد مالی مربوطه ثبت میشود.
در پایین هر صفحه از دفتر روزنامه شماره مخصوصی درج شده و پس از پایان این صفحه برای رفتن به صفحه بعد باید شماره مورد نظر در قسمت منقول از صفحه درج شود. اغلب کلیه اسناد حسابداری به ترتیب در دفتر روزنامه ثبت میشوند تا صفحه به پایان برسد. در نهایت باید جمع ستون بدهکار بستانکار در پایین صفحه نوشته شود. در صورتی که کلیه اجزای هر سند در یک صفحه ثبت شود، دو ستون بدهکار و بستانکار با یکدیگر برابر خواهند شد. ثبت اطلاعات درون این دفتر باید به صورت روزانه و یا حداقل ماهانه انجام شود. اغلب انتهای اسناد در دفتر روزنامه به همراه با یک خط مورب بسته میشود.
نحوه تحریر دفاتر قانونی کل
برای نوشتن دفتر کل ابتدا باید در هر صفحه، عنوان حسابی که مربوط به ورود و خروج وجوه است نوشته شود. در این دفتر ستونهای مختلفی وجود دارد. ستون حساب مربوط به حسابهایی است که به شکلی درگیر رویدادهای مجموعه بوده و یک یا چند صفحه را به خود اختصاص میدهد. بنابراین در این ستون باید عنوان حساب مربوطه یادداشت شود.
در زمان تحریر دفاتر قانونی و در ستون تاریخ نیز همانند دفتر روزنامه سال مورد نظر در بالای عبارت تاریخ و در قسمت ستونها باید روز و ماه مربوط به رویداد نوشته شود. در قسمت شماره دفتر روزنامه نیز باید صفحه دفتر روزنامه که اطلاعات از آن منتقل شده، درج گردد. در قسمت شرح نیز توضیح مختصری از رویداد مالی نوشته میشود.
در ستون دیگر ماهیت بدهکار یا بستانکار بودن مشخص خواهد شد. در نهایت ستون تشخیص قرار دارد که پس از جمع موارد بدهکاری و کلیه موارد بستانکاری به صورت جداگانه، ماهیت باقیمانده حساب را مشخص خواهد کرد. اغلب حسابداران پس از گذشت ۱۵ روز اطلاعات مربوط به دفتر روزنامه را به سرفصل مورد نظر در دفتر کل منتقل میکنند. در زمان نوشتن دفتر کل گردش حساب بستانکار و بدهکار در انتهای صفحه درج شده و تفاضل آن به عنوان باقیمانده حساب در بخش انتهایی با عدد بزرگتر نوشته میشود. مانده مورد نظر باید به ترازنامه منتقل شود.
هزینه نوشتن دفاتر حسابداری سال ۱۴۰۳
هزینه مربوط به تحریر دفاتر حسابداری به عوامل مختلفی مانند نوع دفتر، تعداد صفحات آن و میزان فعالیت بنگاه مورد نظر بستگی دارد. اغلب حسابداران و شرکتهای حسابداری مبلغ مشخصی را برای ثبت هر صفحه ۲۶ ردیفی در دفاتر روزنامه در نظر میگیرند. اگرچه خدمات مربوط به حسابداری ممکن است پیچیدگی زیادی نداشته باشد، اما مراقبت و نظارت دائمی آن باعث شده تا بسیاری از مدیران به این مورد توجه خاصی نشان دهند. کلیه موارد گفته شده در تحریر بهتر دفاتر قانونی نیز مؤثر هستند.
در برخی موارد خدمات حسابداری علاوه بر قیمت تحریر دفاتر قانونی شامل ارسال نماینده از سوی شرکت حسابداری برای انجام امور اجرایی است. بدین ترتیب گزارشهای مالی میان دوره و سالانه نیز ارائه میشود. این موضوع باعث میشود تا بستن حسابها در پایان سال با دقت بالایی صورت بگیرد. با توجه به اینکه دادههای موجود در دفاتر قانونی از جمله دفتر کل و روزنامه برای تکمیل اظهارنامههای مالیاتی مورد استفاده قرار میگیرد، بنابراین پس از تحریر این دفاتر نیاز است تا شرکتهای ارائهکننده خدمات حسابداری از این دفاتر برای ارائه اظهارنامه استفاده کنند. با توجه به خدمات گسترده در زمینه حسابداری، هر کدام از بنگاههای اقتصادی میتوانند با توجه به نیازهای موجود یکی از خدمات را انتخاب کرده و هزینه آن را در سال مالی مورد نظر پرداخت کنند.
موارد عدم قبول تحریر دفاتر
در صورتی که دفاتر حسابداری طبق استانداردهای مربوط به تحریر تکمیل نشوند، توسط بازرسان مالیاتی رد خواهند شد. منظور از رد دفاتر قانونی این است که بازرسان مالیاتی پلمپ دفاتر را نپذیرفته و جریمههای مالیاتی را برای آن در نظر میگیرند. در این صورت ممیزان مالیاتی با بررسی این دفاتر به این نتیجه رسیدند که تحریر دفاتر به صورت قانونی و طبق آییننامه صورت نگرفته و در نهایت اقدام به رد کردن دفاتر کردهاند. از جمله دلایل رد انواع دفاتر قانونی میتوان به موارد زیر اشاره کرد.
عدم تنظیم و نگهداری دفاتر قانونی طبق مواد قانونی موجود
نحوه تنظیم و نگهداری از این دفاتر قانونی میتواند یکی از دلایل رد آنها محسوب شود. بنابراین توجه به این مورد نیز ضروری است.
بستانکاری حسابهای بانکی و یا حسابهای نقدی به دلیل ماهیت آنها
با توجه به ماهیت برخی از حسابها مانند حسابهای بانکی، امکان بستانکاری آنها در زمان تحریر دفاتر قانونی وجود ندارد. بنابراین در صورتی که چنین اتفاقی در زمان ثبت دفاتر روی دهد، منجر به رد دفاتر قانونی خواهد شد.
تأخیر در تحریر دفاتر قانونی
طبق ماده ۹۵ مربوط به آییننامه اصلاحی قانون مالیاتهای مستقیم، تأخیر در تحریر این دفاتر نیز میتواند باعث رد دفاتر قانونی شود.
استفاده از دفاتر نانوشته مربوط به سالهای قبل
استفاده از دفاتری که در سالهای قبل نوشته نشده است نیز موجب رد دفاتر خواهد شد. مودی مالیاتی موظف است برای هر سال مالی یک دفتر روزنامه و کل جدید به صورت پلمپ شده دریافت کرده و از آن برای ثبت گزارشات مالی خود استفاده کند.
سفید ماندن صفحات دفاتر
سفید ماندن صفحات یکی دیگر از دلایلی است که میتواند باعث رد آنها توسط بازرسان مالیاتی شود. طبق قوانین موجود صفحات دفتر در انتهای روز، هفته یا ماه نباید سفید باشد. مگر اینکه در قسمت سفید مانده یک خط کشیده شده و کلیه اسناد نیز دارای شماره ردیف باشند.
عدم ثبت اطلاعات مربوط به عملیات شعب
مودی مالیاتی موظف است خلاصه عملیات شعبات خود را نیز ثبت کند. طبق ماده ۱۴ آییننامه تحریر دفاتر ثبت خلاصه این عملیات در دفاتر پلمپ شده الزامی است.
استفاده از اتوماسیون حسابداری برای ارائه گزارش
در صورتی که روش کار طبق اتوماسیون حسابداری انجام نشود، میتواند موجب رد دفاتر قانونی گردد. همچنین کلیه اشتباهات رخ داده در زمان ثبت عملیات نیز باید اصلاح شو.د در غیر صورت این موضوع نیز موجب رد دفاتر خواهد شد.
عدم وجود چند برگ از دفاتر پلمپ شده
در صورتی که یک یا چند برگ از دفاتر پلمپ شده کنده یا پاره شود، در زمان رسیدگی در اداره مالیات مورد توجه قرار گرفته و باعث رد دفاتر خواهد شد.
عدم ثبت فعالیتهای مالی و پولی
در صورتی که در زمان رسیدگی، یک یا چند فعالیت مالی و پولی شناسایی و در زمان تحریر دفاتر قانونی ثبت نشده باشد، از نظر بازرسان مالیاتی سو استفاده از فعالیت مالی در نظر گرفته شده و به همین دلیل دفاتر مورد نظر مورد پذیرش نخواهند بود.
استفاده از مواد شیمیایی برای محو کردن مندرجات دفاتر
حذف کردن رویدادهای مالی یا پاک کردن مندرجات آن با استفاده از وسایل شیمیایی یا عملی که باعث پاک شدن یا تغییر در این دفاتر شود نیز میتواند باعث رد آنها شود.
برای تحریر دفاتر قانونی دفتر چند برگ بگیریم؟
تهیه دفاتر قانونی و میزان برگهای موجود در آن به فعالیتهای بنگاه اقتصادی مورد نظر بستگی دارد. در صورتی که کسب و کار مورد نظر فعالیتهای مالی بسیاری در طول سال انجام میدهد، باید بر مبنای آن از دفاتر روزنامه و کل با تعداد برگهای بیشتر استفاده کند.
تعرفه صورت های مالی حسابداری
نوشتن و تحریر دفاتر یکی از توانمندیهای حسابداران حرفهای بوده و نیازمند رعایت نکات بسیار مهم است. اغلب رویدادهای مالی از طریق سیستم حسابداری استخراج و به ترتیب تاریخ وقوع در دفاتر روزنامه و کل ثبت میشوند. بنابراین دفترنویسی نیازمند اطلاع از تکنیکهای حسابداری و مالیاتی از قبیل محاسبات ثبتی، سود و زیان، بستن حسابهای موقت، استخراج سود انباشته در طول سال، ماندهگیری و بستن حسابها خواهد بود.
سؤالات متداول
چگونه میتوان دفاتر قانونی را به درستی تحریر کرد؟
آموزش حسابداری همراه با آموزش مالیات به صورت اصولی باعث ارتقای توانمندیها و تخصص در زمینه حسابداری شده و کمک میکند تا نحوه انجام و تحریر دفاتر مربوط به حسابداری قانونی نیز فرا گرفته شود.
چه الزامات قانونی برای تحریر دفاتر وجود دارد؟
تنظیم، پلمپ و تحریر دفاتر قانونی توسط شرکتهایی که مشمول پرداخت مالیات هستند، ضروری بوده و باید به صورت سالانه طبق استانداردهای حسابداری ثبت شوند. در نهایت این دفاتر در اختیار ممیزان مالیاتی قرار میگیرند. عدم تحریر دفاتر باعث خواهد شد تا ضمن حذف معافیتهای مالیاتی، محاسبه مالیات نیز به گونهای دیگر انجام شود.
چگونه میتوان از مشکلات مالیاتی ناشی از تحریر نادرست دفاتر جلوگیری کرد؟
در صورتی که نیازهای مربوط به ثبت اطلاعات مالی در دفاتر روزنامه و کل توسط افراد خبره و شرکتهای معتبر صورت گیرد، دیگر نگرانی بابت تحریر نادرست دفاتر وجود ندارد.
هزینه تحریر دفاتر حسابداری چقدر است؟
هزینه تحریر دفاتر به میزان فعالیت کسب و کار مورد نظر مربوط بوده و هرچه رویدادهای مالی و به تبع آن اسناد حسابداری یک شرکت بیشتر باشد، هزینه تحریر دفاتر نیز با توجه به میزان سود نهایی بیشتر خواهد شد.
مدت زمان تحریر دفاتر چند روز میباشد؟
دفاتر روزنامه باید به صورت روزانه و یا هر ۱۵ روز یک بار تحریر شود. دفاتر کل نیز اغلب به صورت هفتگی تکمیل میگردد. در غیر این صورت برای تحریر این دفاتر نیاز به مدت زمان طولانی در پایان سال مالی خواهد بود.
چه تضمینی بابت سلامت دفاتر انجام صحیح تحریر تحریر در زمان مقرر و غیره وجود دارد؟
اغلب کلیه افراد از قبیل حسابداران و شرکتهای ارائهکننده خدمات حسابداری صفر تا صد تحریر دفاتر، استخراج منابع مورد نظر برای ارائه اظهارنامه و دفاع از دفاتر را بر عهده میگیرند.
تحریر دفاتر توسط چه اشخاصی صورت میپذیرد؟
اگرچه تحریر دفاتر چندان پیچیده و مشکل نیست، اما بهتر است ثبت رویدادهای مالی در دفاتر توسط افراد خبره و حسابداران با تجربه انجام شود. در غیر این صورت ممکن است با عدم تحریر دفاتر قانونی به شکل درست، با رد دفاتر قانونی مشکلات مالیاتی برای کسب و کارها ایجاد شود.